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主  题: 销售额数据透视表 1:比较销售人员
发布日期: 2008/5/29 6:50:23 昂利万报表打印控件
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销售额数据透视表 1:比较销售人员

专业销售人员经常会创建电子表格来跟踪销售数据。但是,您真的可以充分利用您的数据吗?Microsoft PivotTable® 提供了一种灵活简便的方式来排序和分析数据,并根据您的需要创建各种报表。

数据透视表在哪些方面优于基本电子表格?

基本电子表格只能显示一系列数据,而数据透视表可以将信息排序(例如,按销售人员姓名或者按每个人的销售总额),并且使您可以轻松随意地移动那些信息部分以查看它们彼此之间的所有关系。

在本文中,您将使用销售人员数据透视表示例数据表中的数据来学习销售经理如何使用数据透视表比较销售人员的业绩。您将学习如何:

  • 创建数据透视表。
  • 使用数据透视表查看每名销售人员的销售情况汇总。
  • 查询不同国家或地区的销售活动。
  • 查询业绩排在前几名的销售人员。
  • 查询每名销售人员的业绩随季度的变化。
  • 查询前五名销售人员及其负责的销售。

该示例使用“国家或地区”“销售人员”“订购日期”“订单号”“订单金额”中的销售数据创建一个数据透视表,其中显示哪个销售员负责哪些销售。您将通过将不同的数据集移入和移出数据透视表,以多种方式查看数据。

向 Excel 工作表中添加数据

要创建数据透视表,需要先在 Microsoft Excel 工作表中输入数据。如果 Excel 中尚不存在该数据,可以将数据从现有电子表格导入到新的 Excel 工作表中。

原始销售数据

原始销售数据

使用“数据透视表和数据透视图”向导创建报表

  1. 在 Excel 工作表中,选择用于创建数据透视表的数据所在的列和行。
  2. “数据”菜单中,单击“数据透视表和数据透视图”,启动“数据透视表和数据透视图”向导。

    数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 1

  3. “请指定待分析数据的数据源类型:”下,单击“Microsoft Office Excel 数据列表或数据库”
  4. “所需创建的报表类型:”下,单击“数据透视表”
  5. 单击“下一步”
  6. 此时,您可以看到您选择的要在数据透视表中使用的数据范围。如果您使用的是示例数据表,则范围是 A 列第 1 行到 E 列第 800 行。

    数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 2

  7. 单击“下一步”继续。

    如果系统询问您是否希望该报表与您的现有报表基于相同的数据,请单击“否”

    “数据透视表”对话框

  8. “数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 3”中的“数据透视表显示位置”下,单击“新建工作表”,然后单击“完成”

    数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 3

在“数据透视表和数据透视图”向导中单击“完成”时,Excel 的新工作表中会打开一个空白数据透视表。现在,您可以将字段从“数据透视表字段列表”拖曳到数据透视表中,并对数据进行分类和组织。

“数据透视表字段列表”和空白图表

空白数据透视表

开始生成数据透视表

  • “销售人员”字段从“数据透视表字段列表”拖至数据透视表的“将行字段拖至此处”区域。

这时您会看到,该区域会自动填入工作表的“销售人员”列中的数据。

数据透视表中的“销售人员”字段

数据透视表中的“销售人员”字段

向报表中添加“订单金额”字段

  • “订单金额”字段从“数据透视表字段列表”拖至数据透视表的“请将数据项拖至此处”区域。

现在,数据透视表将汇总每名销售人员的销售金额。

数据透视表中的“订单金额”字段

数据透视表中的“订单金额”字段

向报表中添加“国家或地区”字段

  • “国家或地区”字段从“数据透视表字段列表”拖至“请将页字段拖至此处”区域。

请注意,数据透视表会在“B1”单元格中为“国家或地区”创建一个下拉箭头。现在,通过单击“国家或地区”下拉箭头并选择国家或地区,便可以查看不同国家或地区的销售活动。

数据透视表中的“国家或地区”下拉列表

屏幕快照

提示  “数据透视表字段列表”有什么变化?

如果“数据透视表字段列表”消失,要恢复它很容易。

  1. 单击“视图”菜单,指向“工具栏”,然后单击“数据透视表”
  2. “数据透视表”工具栏中,单击“显示字段列表”按钮。
“数据透视表”工具栏和“显示字段列表”按钮

按订单金额排名销售人员

数据透视表可以通过“自动排序”功能向您快速显示业绩排在前几名的销售人员。

  1. 单击“销售人员”字段,单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”,然后单击“排序并列出前 10 个”
  2. “自动排序选项”下,单击“降序”
  3. “使用字段”框中,单击“求和项:订单金额”
  4. 单击“确定”

“数据透视表”工具栏及数据透视表的“排序并列出前 10 个”对话框

“数据透视表”工具栏及数据透视表的“排序并列出前 10 个”对话框

特定季度的销售人员排名

如果您希望知道销售人员在特定季度的业绩如何,请执行下列操作:

  1. “订购日期”字段拖至“销售人员”字段左侧的“行”区域中。
  2. 右键单击“订购日期”字段,指向“组及显示明细数据”,然后单击“组合”。在“步长”框中,单击“季度”。(请确保没有选择其他选项。)

    显示各季度销售人员排名的数据透视表

    显示各季度销售人员排名的数据透视表
  3. 要查看每名销售人员的业绩在不同的季度有何变化,请将“销售人员”字段拖至“订购日期”字段的左侧。

    显示每名销售人员在各季度的数据透视表

    显示每名销售人员在各季度的数据透视表

查询业绩最好的销售人员

在开始执行此过程之前,请将“订购日期”字段拖回到“数据透视表字段列表”中。这样可以更方便地查看最佳销售人员的数目。

要查看业绩最好的销售人员,请执行下列操作:

  1. 单击“销售人员”字段。
  2. 单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”,然后单击“排序并列出前 10 个”
  3. “自动显示前 10 项”下,单击“打开”
  4. “显示”框中,单击“最大”,然后键入“5”
  5. 单击“确定”

显示最佳销售人员的数据透视表和“数据透视表”工具栏菜单

显示最佳销售人员的数据透视表和数据透视表的“排序并列出前 10 个”

数据透视表是功能强大的工具

上述内容只是可对该数据透视表中的数据执行的多种操作的一部分。您还可以随意移动数据,了解更多可执行的操作。

注释  不必为数据透视表的各个区域的名称担心。您可以将字段列表中的任何项目拖至数据透视表的任何部分。您只需稍稍练习一下如何移动和拖放字段,就能发现哪种方式最适合您。


 

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